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ExeQwork Document Builder Solution - Lösungen

Lösungen

ExeQwork Document Builder Solutions für SAP Document Builder

Sie können Ihre Standard-Produkte mit unseren "Out of the Box" Lösungen kombinieren, z. B. Dokumente direkt in der SAP-Anwendung erstellen, konvertieren und im SAP Folders Management ablegen:

Sie profitieren von den Vorteilen unserer SAP zertifizierten Add Ons:

  • Einfache Konfiguration durch "Out of the Box" Lösungen für das Vertrags-, Personal- und Complaince Management
  • Einer Intelligenten Middleware, die mit den SAP und Non- SAP Anwendungen kommuniziert und die Stamm- und Bewegungsdaten aus den SAP-Modulen SRM, CRM, FI, HR, MM, PP und SD in die Dokumentenerstellung integriert
  • Einer Process Engine für das Management von asychronen Prozessen u.a. für das SAP Folders Management
   

Anwendungsbeispiel

Anwendungsbeispiele

In Unternehmen jedweder Größe und Branche erstellen täglich zahlreiche Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in verschiedensten Abteilungen eine große Anzahl an Dokumenten. Egal ob Geheimhaltungserklärung, Zeugnis oder Angebot – bei der Erstellung von Dokumenten sind sorgfältiges Vorgehen und Schutz vertraulicher Daten unabdingbar. Wenn die Anrede nicht zum Geschlecht der Person passt, sind Missverständnisse vorprogrammiert. Lebt der ausgeschiedene Geschäftsführer in der Fußzeile weiter, kann ein Vertrag ungültig werden oder gar nicht erst zustande kommen. Lücken- oder fehlerhafte Angaben machen Schriftstücke aufgrund von Formfehlern schnell rechtlich angreifbar!

Compliance Management

Die meisten Unternehmen verwenden Microsoft Word zur Dokumenterstellung. Für die Abbildung der Geschäftsprozesse wird oft ein SAP-ERP-System eingesetzt. Doch bis ein Dokument erstellt und mit den richtigen Daten gefüllt ist, müssen Anwender immer noch viele Schritte manuell ausführen – zu viele. Weil Vorlagen fehlen, werden bestehende Dokumente einfach kopiert und Inhalte angepasst und Stammdaten mit Copy & Paste aus der SAP-Anwendung in das Word-Dokument übernommen. Bei dieser Vorgehensweise entstehen Fehler. Des Weiteren stellt sich die Frage der Dokumentenablage. Durch unstrukturierte Namensvergabe und Ablage im lokalen System gehen Dokument verloren bzw. werden ausschließlich vom Ersteller lokal verwaltet.

Homogenität durch Standardisierung

Dabei lässt sich ein Großteil der wiederkehrenden Inhalte durch Standardformulierungen abbilden oder mittels Textbausteinen standardisieren. Variable Inhalte wie Adressen der Vertragspartner und das Datum können automatisch in die Dokumente eingefügt werden. Vorlagen stellen das einheitliche Aussehen im Corporate Design des Unternehmens sicher.

Die Standardlösung: ExeQwork Document Builder Solutions

Unsere Lösungen unterstützen Unternehmen bei der Automatisierung und Straffung ihrer Dokumenterstellungsprozesse. Sie können Ihre unternehmensspezifischen Formatvorlagen und Formate über Textkomponenten, Elemente, Vorschriften und Referenzen spezifisch für jede fachliche Anwendung abbilden.

  • Anwender erstellen die Dokumente während des laufenden Arbeitsprozesses einfach per Knopfdruck direkt in der SAP-Anwendung.
  • Das Dokument bleibt mit dem eigentlichen betriebswirtschaftlichen Vorgang in der SAP-Anwendung verbunden. Informationen zur Dokumenterstellung sind an Ort und Stelle auffindbar und nachvollziehbar.
  • Berechtige Anwender können die Vorlagen individuell an die Bedürfnisse ihres Unternehmens anpassen.

Vertragsmanagement in SAP SRM

Sie möchten ein Vertragsdokument erstellen, z. B. eine Geheimhaltungserklärung für einen neuen Partner.

Personalmanagement in SAP HCM

Sie möchten ein Zeugnis erstellen, z. B. ein Zwischenzeugnis für einen Mitarbeiter/ Mitarbeiterin.

Einkaufsmanagement in SAP SD

Sie möchten ein Angebot erstellen, z. B. für eine komplexe Maschinenanlage.